Šiuolaikinis verslas yra labai dinamiškas, todėl įmonių vadovai ir darbuotojai, atsakingi už sprendimus, turi nuolat tobulinti valdymo metodus. Kad išlaidos būtų valdomos efektyviai, jas reikia kontroliuoti ir prižiūrėti, todėl būtina sąlyga, kad kiekviename ceche, padalinyje ar skyriuje būtų už tai atsakingas darbuotojas ar vadovas. Tuomet bus pasiekiamas pats geriausias rezultatas. J. Mackevičius nurodo tokius numatomų išlaidų valdymo etapus (2003, p. 301):
- tiriami galimų klientų poreikiai ir nuomonės apie numatomą gaminti produkciją ir kainą, kurią jie galėtų mokėti;
- tiriamos konkurentų gaminamų panašių produktų savybės, apimtis ir kainos;
- nustatomos numatomo gaminti produkto funkcijos;
- numatoma produkto gamybos apimtis;
- numatoma produkto pardavimo apimtis;
- numatoma produkto kaina;
- planuojamas gauti pelnas, pardavus tam tikrą produktų kiekį;
- apskaičiuojamos gamybos išlaidos, kaip kainos ir pelno skirtumas;
- planuojamos konkrečių produktų funkcijos.Šie etapai yra vykdomi per visą įmonės gyvavimo ciklą, tačiau esant ekonominei krizei įmonė negali nuspėti gamybos ir pardavimo apimčių, nes gyventojų vartojimas yra labai sumažėjęs. Todėl šiuo laikotarpiu labai svarbu pasirinkti tinkamą išlaidų valdymo strategiją, kurios bus laikomasi, kol pagerės padėtis rinkoje. Yra išskiriamos trys išlaidų valdymo strategijos:
- Optimizavimo;
- Palaikymo;
- Tikslingumo.Išlaidų optimizavimo strategijos tikslas – ieškoti būdų ir galimybių sumažinti išlaidas, kai mažėja pardavimai. Svarbu sumažinti konkrečių išlaidų straipsnių sumas, atitinkamai ir bendrą išlaidų sumą. Dažniausiai tai pasiekiama tobulinant valdymo sistemą, gamybos technologijas, darbo organizavimą, taikant įvairius taupymo būdus ir kt. Produkto projektavimo, išbandymo ir gamybos etapuose ieškoma būdų ir priemonių išlaidoms sumažinti (J. Mackevičius, 2003, p. 305). Ši strategija yra pagrindinė ir svarbiausia ekonominio nuosmukio metu, nes šiuo metu svarbiausia yra kuo racionaliau ir logiškiau, nekenkiant produkcijos ir paslaugų kokybei, mažinti išlaidas. Todėl kiekviena įmonė kuo greičiau stengiasi pradėti vykdyti šią strategiją arba jau turimą – sugriežtinti.Palaikymo strategija yra vykdoma nuolatinės išlaidų kontrolės metu. Vykdant šią strategiją yra kontroliuojama, kad tam tikros išlaidos nebūtų didesnės negu nustatyti normatyvai.
Tikslingumo strategija apibūdinama taip, kad kiekviena išlaidų rūšis privalo turėti tikslinę paskirtį. Skirtingos išlaidos yra priskiriamos skirtingiems tikslams, tai yra tam tikram tikslui skiriamos tam tikros išlaidos, kurios yra realiai įvertintos ir kontroliuojamos.
Nuolat didėjanti konkurencija ir kintančios rinkos sąlygos yra pagrindinė problema priimant strateginius sprendimus. Šias problemas išspręsti padeda Išlaidų strateginio valdymo sistema. Yra išskiriami tokie Išlaidų strateginio valdymo sistemos elementai:
- vertybių grandinės koncepcija;
- strategijos analizė;
- veiksnių, darančių įtaką išlaidoms, analizė.Kitas svarbus etapas, kuris padeda geriau valdyti ir kontroliuoti išlaidas, yra biudžetų sudarymas. Biudžetai yra labai įvairūs ir skiriasi pagal savo sudarymo požymius. Jie gali būti sudaromi:
- pagal laiką (strateginiai, metų, operatyviniai);
- pagal apimtį (pagrindiniai, padalinių, atskaitomybės centrų);
- pagal funkcinį pobūdį (veiklos, finansiniai);
- pagal sudarymo būdą (stabilūs, lankstūs, slenkantieji, nulinio taško).Ekonominio nuosmukio metu didžiausią dėmesį įmonės turėtų skirti išlaidų biudžetams ir jų sudarymui. Tai padeda pasiekti įmonės tikslų, susiplanuoti ūkinės-finansines galimybes ir jų laikymąsi, tai teigiamai veikia ir įvairių lygių vadovų planų suderinamumą, motyvavimą pasiekti geresnių rezultatų. Nes biudžetas – tai veiklos efektyvumo įvertinimas ir kontrolė, faktinių ir biudžetinių duomenų palyginimo galimybė, finansinių srautų optimizavimas ir piniginių lėšų poreikio nustatymas.